El blog de los empleados
de Telefónica I+D

El descenso en el precio de los sistemas de almacenamiento, la mayor complejidad de los procesos, las necesidades de conocer mejor a los clientes…, está provocando que la cantidad de datos que almacenan las empresas aumente exponencialmente. Tanto es así que en muchas ocasiones navegar por los datos se vuelve en una tarea complicada, que nos lleva una gran cantidad de tiempo, para muchas veces no conseguir nuestro fin a pesar de que la información se encuentre disponible en los sistemas.

Todos damos por hecho que nos encontramos en la era de la información y que la empresa que maneje mejor sus flujos de información y que sea capaz de contextualizar esta información para las distintas situaciones, conseguirá una gran ventaja sobre las demás. Por tanto, el objetivo de transformar los “datos” en “conocimiento”  es uno de los grandes retos a los que se enfrentan las empresas hoy en día.

En primer lugar merece la pena ahondar en el concepto de conocimiento:

Existen dos tipos de conocimiento ( Nonaka & Takeichu, 1995): conocimiento tácito, que reside en las percepciones y comportamiento de los seres humanos; y conocimiento explícito  que es publicado, estructurado, externalizado y conciso.

El problema reside en que gran parte del conocimiento se encuentra solamente en las cabezas de los empleados (sus experiencias, sus impresiones se encuentran almacenadas sólo en su cerebro), por lo que aún siendo muy interesante en muchas ocasiones no es utilizado en otras partes de la organización cuando se necesita. Para difundir este conocimiento tácito entre diferentes partes de la organización, muchas empresas optan por rotar al personal entre departamentos.

La gestión del conocimiento es especialmente importante en las organizaciones basadas en proyectos, en las que un grupo de personas colaboran durante un tiempo, para después deshacerse y formarse nuevos grupos. Numerosos estudios señalan que gran parte del conocimiento generado en los proyectos se pierde (Weiser & Morrison, 1998), por lo que vuelven a cometerse los mismos errores.  Algunas empresas han creado bases de datos con lo que se ha aprendido en los proyectos, así como grabaciones de las reuniones, aunque normalmente esta información no suele utilizarse (Conklin, 2001).

Las aplicaciones que se agrupan con el nombre de  Web 2.0 y Web 3.0, tendrán un papel muy importante en la captación de la información, su traducción en conocimiento y su contextualización a las diferentes situaciones en las que pueda ser requerido. La siguiente figura muestra como estas herramientas pueden ser útiles en la gestión del flujo de información en las empresas:

Por una parte las herramientas agrupadas bajo el paraguas Web 2.0 (wikis, blogs, foros, comunidades…) pueden jugar un papel fundamental en transformar las vivencias, experiencias, impresiones… de los empleados en información  más o menos estructurada. Esta información, junto con otra información estructurada constituirá la información explícita de la empresa.

Podríamos definir las tecnologías semánticas como aquellas tecnologías capaces de extraer  el conocimiento explícito de los sistemas de información, almacenarlo, y mostrarlo de forma contextualizada en las situaciones que sea necesario.

Como se observa en esta definición se distingue entre “información” (datos agregados) y “conocimiento” (información procesada que tiene un significado). La primera misión de las tecnologías semánticas consiste en eso, procesar información y “entender” el contenido de esta información, para ello existen herramientas de análisis semántico y sintáctico. Esta información se debe almacenar en los sistemas de información de la empresa conservando el significado mediante la utilización bases de datos semánticas. De este conocimiento se extraerá información contextualizada para resolver problemas concretos de la empresa, gracias al uso de buscadores semánticos o de la contextualización semántica.

En fin, tanto las tecnologías Web 2.0 como las Web 3.0 tendrán gran importancia en captar y reutilizar el conocimiento de las organizaciones. No obstante, siempre habrá una parte del conocimiento que será  muy difícil de captar y continuará residiendo solamente en las mentes de los trabajadores:

 ”knowledge is messy; it is self-organizing; it seeks groups of people; it travels on language; it is slippery; it likes carelessness; it is in shape of experiments; it does not grow forever; it is a social phenomenon; it evolves organically;  it is multi-modal; and it requires the flow of data/information  (Allee, 1997)